Ilmoituskanava-palvelun tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä: Laania Oy (1477919-0)
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Laania Oy (1477919-0), Teknobulevardi 7, 01530 Vantaa
Sähköposti: info@laania.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus:

Laania Oy ylläpitää eettistä ilmoituskanavaa, jonka kautta voidaan ilmoittaa epäeettisestä toiminnasta ja väärinkäytöksistä, jolla on liityntä Laania Oy:n toimintaan. Ilmoituskanava toimii samalla nk. whistleblowing-ilmoituskanavana, jonka ylläpito perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937) sekä sen kansalliseksi implementoimiseksi säädettyyn Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annettuun lakiin (1171/2022, nk. ilmoittajansuojelulaki). Sen mukaisen ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa. Ilmoituksia voivat tehdä Laania Oy:n nykyiset ja entiset työntekijät sekä sidosryhmät. 

Ilmoittajansuojelulaki on soveltamisalaltaan rajattu. Ilmoittajansuojelua sovelletaan ilmoituksiin, joissa ilmoitetaan rikoksista, rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai muista teoista tai laiminlyönneistä liittyen julkisiin hankintoihin, rahoituspalveluihin, rahanpesu ja terrorismin rahoituksen ehkäisyyn, tuoteturvallisuuteen, liikenneturvallisuuteen, ympäristönsuojeluun, ydinturvallisuuteen, elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuuteen, eläinten terveyteen ja hyvinvointiin, kansanterveyteen, kuluttajansuojaan, yksityisyyden ja henkilötietojen suojaan sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuuteen. 

Muut kuin ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvat väärinkäytösilmoitukset Laania Oy käsittelee voimassa olevan Suomen muun lainsäädännön ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Niiden kohdetta tai ilmoittajia ei ole rajoitettu. 

Käsittelyn oikeusperuste:

Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta kyseessä on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukainen käsittelyperuste, koska tällöin henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Laania Oy käsittelee ilmoituskanavaan tulevat muut kuin ilmoittajasuojelulain mukaiset ilmoitukset voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Näiden muissa ilmoituksissa esitettyjen henkilötietojen osalta kyseessä on tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 1 momentin 2 kohdan mukainen henkilötietojen käsittely.

Ilmoituskanavaan tulevien kaikkien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään mahdollisen väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Ilmoituksen voi tehdä anonyyminä tai omalla nimellä. Ilmoitus käsitellään valinnasta huolimatta aina luottamuksellisesti ja ilmoittajan henkilöllisyys on vain ilmoituksen käsittelyyn nimettyjen henkilöiden sekä asiaa asiantuntijoina tutkimaan kutsuttujen henkilöiden tiedossa.

Tyypillisesti ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja, esimerkiksi nimi ja yhteystiedot ilmoittajasta, ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet:

Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä Laania Oy:n sisäisistä tietolähteistä, kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä ja tarvittaessa IT-järjestelmien tietoja hyödyntäen. 

Tietojen luovuttaminen:

Laania Oy:ssä ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen kaikkien väärinkäytösilmoitusten käsittelystä vastaa erikseen nimetyt henkilöt – henkilöstöpäällikkö ja markkinointi- ja viestintäpäällikkö, joilla on pääsy salassa pidettävään tietoon. Jos joku on esteellinen, hän ei osallistu ilmoituksen käsittelyyn. Tarvittaessa Laania Oy:n toimitusjohtaja nimeään ilmoitusta tutkimaan henkilöt, jotka eivät ole tapauksessa esteellisiä. 

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä, ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi. Lisäksi hän saa antaa vastaavat tiedot, jos tiedon antaminen on tarpeen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten, syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä. Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö Laania Oy:ssä ilmoittaa ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Muut väärinkäytösilmoitukset kuin ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvat käsitellään vastaavaa prosessia noudattaen. 

Laania Oy:n sisäisellä tarkastuksella on pääsy ilmoituskanavan kautta annettuihin tietoihin mahdollisen tarkastusprosessin yhteydessä, kun väärinkäytösilmoitukseen liittyvän asian käsittely ja salassapito on päättynyt. 

Kaikkien väärinkäytösilmoitusten pääasiallisena ilmoituskanavana käytetään Keskuskauppakamarin tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Keskuskauppakamarin työntekijöillä ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin ilman Laania Oy:n nimenomaista suostumusta.  

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Ilmoituskanava-palvelun tiedot säilytetään EU-alueella.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään em. tavalla luottamuksellisesti. 

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti. Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. 

 
Tietojen säilytysaika: 

Ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot tulee poistaa viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi olisi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, on poistettava ilman aiheetonta viivytystä. Muiden kuin ilmoittajansuojelulain mukaisten ilmoitusten osalta noudatetaan vastaavia säilytysaikoja, ellei muusta sovellettavasta lainsäädännöstä muta johdu. 
 
 
Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät em. tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää muiden tietojen pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti. 

Myös muiden kuin ilmoittajasuojelulain soveltamisalaan kuuluvien väärinilmoitusten osalta rekisteröidyn oikeutta tutustua hänestä kerättyihin tietoihin voidaan rajoittaa vastaavin tietosuojalain 34 §:n perusteluin ja menettelyin. Pyyntö tietoihin tutustumiseksi osoitetaan Laania Oy:lle osoitteeseen info@laania.fi